OTIS on Soome juhtiv liftide ja eskalaatorite tootmis- ning hooldusfirma, mis teenindab kliente kogu maailmas. OTIS on GSMtasksi üks esimesi ja suurimaid kliente, kellega koostööd alustati juba enam kui kaks ja pool aastat tagasi. Ettevõte vajas toimivat lahendust, et digitaliseerida oma paberimajandus seoses töökorralduste ja väljakutsetega.

GSMtasksi usaldusväärne teenus turvalisust hindavale kliendile

OTISe puhul oli tegemist ühega esimestest rahvusvahelistest ettevõtetest, mis lubas oma turvatud süsteemis kasutusele võtta välise tarkvara ning pluginad. Kuna GSMtasksi tuntakse kui usaldusväärset ja turvalist lahendust pakkuvat brändi, polnud OTISel teenusepakkuja valimisel otsuse tegemine keeruline.

Varasemalt käis OTISes kogu tööjaotus ja ülesannete haldamine paberil. Tehnikud pidid täitma paberkujul töövormid koos riskianalüüsivormidega igakuise kohustusliku kontrolli jaoks. Selline töökorraldus võttis aga väärtuslikust tööajast olulise osa, rääkimata lisatööst kontoris, et kogu info saaks ka korrektselt süsteemi sisestatud. Eesmärk oli minna digitaalseks ning GSMtasks oli valmis pakkuma täpselt nende vajadustele kohanduvat toodet.

Turvalisuse suurendamiseks salvestatab ning varundab GSMtasks kõik andmed Frankfurdis asuvasse serverisse, mis on klientidele ligipääsetav API-liidese kaudu. Kui klient peaks soovima koostööd lõpetada või andmeid iseseisvalt varundama hakata, saab kogu info serverist neile eksportida.

Vormid, mis täidavad end ise

Tehnikute poolt varasemalt käsitsi kirjutatud info, kaasaarvatud standardsed detailid nagu aadress ja ettevõtte kontaktid, jõuavad GSMtasksi töövormidesse automaatselt. See tähendab, et töötajad saavad keskenduda oma töö tegemisele ja peavad vormidesse lisama vaid märkmed. Valikkastid töövormis võimaldavad lisaandmeid sisestada lihtsalt ja kiirelt.

Töökäske sisestatakse süsteemi kuupõhiselt ning seejärel jagatakse need tehnikute vahel, võttes arvesse tööde olulisust ning olemasolevat ajaressurssi. Kui ootamatult peaks esile kerkima kõrgema prioriteediga ülesanne, teavitatakse tehnikut sellest koheselt. OTISe puhul võib tegemist olla näiteks lifti kinni jäänud inimesega, mille puhul tuleb ilmselgelt tegutseda koheselt. GSMtasksi lahendus korraldab madalama prioriteediga tööd automaatselt ümber, võttes sealjuures arvesse ka tehnikute tööaega. Süsteem hoiab „kätt pulsil“ ka tehnikute tööaja lõppedes, kuvades süsteemis nende asukoha reaalajas, et hädajuhtumite korral õigeaegselt reageerida ning korraldada ettevõtte logistika optimaalseimal viisil.

Ettevõtte vaadustega kohanev lahendus

GSMtasksi eristab teistest sarnastest lahendustest kohanemisvõime ettevõtete vajadustega. Kui baaslahendus on kõigile samasugune, siis just kohandatavad detailid annavad suurt lisaväärtust ja teevad lahenduse sobivaks kõigile, olenemata ettevõtte suunitlusest.

Ühe näitena võib tuua võimaluse tööülesandeid suunata kõige lähemal asuvale töötajale, kuna aplikatsioon võimaldab nende asukohta reaalajas jälgida. Kui ootamatult peaks esile kerkima kõrgema prioriteediga ülesanne, saab töökorralduste juht kiire otsingu tulemusena välja selgitada lähimalasuva töötaja ning saata ta kohale vaid murdosa aja jooksul sellest, mis oleks kulunud varem.

Mugavad töövormid saavad GSMtasksi kliendid lahendusega tasuta kaasa. OTIS soovis ettevõttena tulla vastu oma klientidele, kes soovisid paberimajandusest loobuda. Seega oli GSMtasksi ülesandeks luua OTISele digitaalsed vormid, mis sisaldaksid tehnikute ja kliendi jaoks kogu olulist infot, ning mis jõuaks täidetuna automaatselt nende kontori andmebaasi.

Paar kulutatud tundi enne tööd hoiavad kokku palju aega tööpostil

OTISe suuremate klientide jaoks on vajalik töövormide kohandamine sobilikuks, kuid väiksemate klientide puhul on vormide väljad üldjoontes sarnased. Vorme on aja jooksul klientide tagasiside põhjal kohandatud, et need oleksid lihtsasti kasutatavad ning võtaksid arvesse tehnikutel tihti esinevaid probleeme.

Kohe kui vorm on töötaja poolt mobiilirakenduses täidetud, saadetakse see automaatselt tagasi kontorisse, kus selle alusel on võimalik kliendile arve genereerida koheselt. Kõik see hoiab kokku nii aega kui raha ja aitab ettevõttel tõsta kliendirahulolu.

Vaadates tulevikku

Kui praegu arvestab GSMtasks tööde automaatsel jaotamisel sisestatud ajaraamistikku, siis peagi hakkab lahendus arvesse võtma ka tööde kirjeldusi, et neid vastavalt sellele prioritiseerida. See muudab logistikute töö veelgi lihtsamaks ja kiiremaks.

Kõigi arendustööde aluseks on GSMtasksi klientide kogemused, vajadused ning samuti probleemilahenduse protsess, mis võimaldab kokkuvõttes pakkuda suurepärast toodet. Ühe kliendi soovidele vastu tulemine võib olla aluseks uue funktsiooni väljaarendamisel kogu kliendibaasile.

Grete Jeltsov
GSMvalve OÜ
Turundusjuht